Apresentar a prestação de contas, fazer a previsão orçamentária e escolher o síndico (anualmente ou a cada dois anos) é a função da assembleia geral ordinária, que deve ser realizada todos os anos. Essa reunião tem que seguir uma série de regras estipuladas pelo Código Civil e, para ter sucesso e representatividade de condôminos, precisa ser bem organizada.

O primeiro passo é a convocação, que deve ser realizada com a antecedência prevista na convenção, normalmente entregue pelo menos uma semana antes da data. O período de realização também é indicado no mesmo documento que rege o condomínio, que geralmente estipula um mês entre o fim e início do ano.

Todos os condôminos precisam ser convocados, sob pena de anulação da assembleia. Para a advogada Marina Zipser Granzotto, mesmo colocando cópias nos murais e elevadores, os proprietários devem receber suas convocações individuais, seja colocando na caixa de correio ou, nos casos mais usados em condomínios de praias, por correspondência ou e-mail.

Reunião tem fins específicos

Por ter fins específicos, a assembleia ordinária não deve conter outros assuntos, como os gerais. Se o síndico quiser aproveitar a presença dos condôminos para deliberar temas diferentes “pode realizar uma assembleia extraordinária seguinte da outra, mas com duas pautas e convocações separadas”, explica Marina.

Um dos grandes desafios da assembleia é fazer com que os condôminos participem. Para buscar a presença dos condôminos, o auxiliar administrativo da administradora Gerencial e síndico do condomínio Caminho da Praia, na Capital, Ermildo Tadeu Rodrigues usa o poder de convencimento. “Converso com um aqui no corredor, outro ali no estacionamento e explico a pauta. É a parte social de ficar lembrado da importância dos assuntos em debate”, diz Rodrigues.

Condução objetiva

Na assembléia os participantes e o síndico devem escolher o presidente da mesa, que conduzirá a reunião, e o secretário, responsável pela elaboração da ata. O líder deve manter a ordem da reunião, com calma e pulso firme. Assim, deve evitar debates paralelos, e direcionar os assuntos para que sejam tratados com objetividade.

É fundamental que o síndico se cerque de todas as informações possíveis, com auxílio dos conselheiros e de um profissional da administradora para ter força de argumentação e convencimento. Durante a votação tanto a prestação de contas, previsão orçamentária e eleição do síndico a aprovação necessita de maiorias simples. Inquilinos podem participar nas despesas ordinárias e o voto com procurações dispensa reconhecimento de firma, se não constar na convenção.

Prestação de contas

A prestação de contas é a maior geradora de polêmicas e o que o síndico deve tomar mais cuidado na assembléia ordinária. A clareza na apresentação é o que evitará dúvidas da honestidade e eficiência de sua administração.

De acordo com o gerente da Suporte Administração de Condomínios, Tito Joel Canto, para facilitar a visualização do que foi gasto no ano, o gestor condominial deve “fazer o ajuste das contas, separando os tipos de gastos, além das provisões do 13º salário e o valor do fundo de reserva para apurar se existe a ocorrência de algum déficit em caixa”, explica.

Para apresentar o que foi gasto claramente deve-se fazer a demonstração do saldo em conta, do que foi desembolsado com obras, colaboradores, fornecedores e demais serviços. É preciso guardar durante todo o ano as documentações das despesas, para não correr o risco de gerar diferença entre o calculo de valor arrecadado versos gastos.

Previsão orçamentária

Uma previsão elaborada de forma correta e idônea evita rateios desnecessários, se os gastos estão previstos com antecedência. O essencial ao elaborar um orçamento é delimitar objetivos para o ano que inicia. Os custos mais comuns a serem discutidos são manutenção do condomínio. Todos os gastos do condomínio devem ser aprovados e descritos na ata da assembléia geral ordinária.

Segundo o auxiliar administrativo da administradora Gerencial e síndico do condomínio Caminho da Praia, na Capital, Ermildo Tadeu Rodrigues, o correto é antever os possíveis reajustes de serviços, produtos e salários dos funcionários. “Já se sabe que em maio tem o dissídio da categoria, que em média é de 6 a 8 %, e isso deve estar previsto no orçamento”, explica Rodrigues. Também é necessário observar a inflação, as perspectivas de aumento da energia elétrica e água.

Eleição do síndico

Durante a assembléia geral ordinária se elege o síndico, com mandato de até dois anos, como determina o artigo 1.347 do Código Civil. Segundo a advogada Marina Zipser Granzotto, a mesma pessoa pode ser reconduzida ao cargo quantas vezes for eleita. Se a convenção prevê, também é escolhido o subsíndico e conselho fiscal e/ou consultivo, que não pode ter mandato superior ao do gestor condominial. O síndico não precisa ser condômino, como também pode ser contratado um profissional. De acordo com o Código Civil, o inadimplente não tem direito a votar e ser votado.

(Matéria publicada originalmente em janeiro/2010)