Monitorar a movimentação financeira é uma forma para evitar que esses espaços se tornem alvos de possíveis ações fraudulentas

"Enganar outras pessoas para garantir benefício próprio" é a principal definição de fraude. Com base isso, há quem considere Adão e Eva como os "primeiros fraudadores do mundo". Afinal, levada pela ganância para conquistar o poder do conhecimento, Eva fraudou a lei divina ao comer o fruto proibido, no caso a maçã. A quebra de confiança pode ser identificada desde os primórdios e valida o ato ilícito praticado, podendo ser vista de várias maneiras e em inúmeros segmentos, sendo um deles o setor condominial.

O crescimento demográfico das cidades aumentou o número de condomínios e edifícios no País. A verticalização foi a solução encontrada, principalmente nos grandes centros. Entre 1984 e 2019, a quantidade de prédios no Brasil cresceu 321%, com base nas edições anuais da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (PNAD) contínua, do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Com isso, os bilhões de reais movimentados todos os anos nesses locais tornam-se o motivo para ações fraudulentas.

Auditor independente e que trabalha no setor condominial, Claudio Ventura aponta que os tipos de fraudes aplicadas nos condomínios vão desde valores superfaturados com obras ou manutenções, por exemplo, chegando até mesmo a desvios de dinheiro para contas pessoais do responsável pela administração do espaço.

"Os principais e mais corriqueiros tipos de fraudes estão relacionados a compras ou contratações de serviços envolvendo conluio entre a administração e os fornecedores. Valores superfaturados, concorrências fraudadas, serviços não prestados ou entregues com qualidade inferior à contratada. Há situações mais raras de desvio de recursos, como autenticações ou recibos de pagamentos fraudados e a transferência de dinheiro para contas pessoais pelo responsável pelos pagamentos", afirma Ventura.

Assim como são várias as maneiras possíveis de fraude dentro do condomínio, também são inúmeros os meios para evitar que isso aconteça. Advogado, síndico profissional e administrador de condomínios, Inaldo Dantas, que presta assessoria atualmente para aproximadamente 150 condomínios pelo Brasil, destaca que a atuação de um auditor independente é importante para dar segurança aos condôminos em relação às contas.

"Uma auditoria independente, além de trazer segurança para a gestão séria, serve não apenas para identificar fraudes, mas também, e principalmente, para se evitar erros. Importante lembrar que, com base no Código Civil, o síndico tem que prestar contas aos condôminos sempre que exigido", pontua Inaldo.

Auditora e CEO do Grupo Lordêlo, Doutora em Educação e Conselheira do Conselho Regional de Contabilidade do Estado da Bahia (CRC-BA), Michele Lordêlo, que atua desde 2004 com Auditorias para Condomínios, alerta para os cuidados que se deve ter ao contratar uma empresa ou um profissional para auditar o condomínio.

"A empresa deve possuir atividade de auditoria contábil, com registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e o profissional individual deve ser Bacharel em Ciências Contábeis, além de experiência em trabalhar com Auditoria para Condomínios", diz Michele, que também é autora do livro Manual Tributário para Condomínios.

A contratação de uma auditoria condominial geralmente é realizada com base em constatações que apontem para alguma irregularidade. De acordo com Lordêlo, quando isso ocorre, aproximadamente 30% dos condomínios auditados têm pelo menos algum tipo de fraude.

"Auditoria em Condomínios não advém de uma cultura impositiva, portanto, penso que cada agente (condômino, conselho, síndico, gerente, administradora de condomínio) deve estar cercado de constatações da ausência de pendências na prestação de contas. Isso depende de conhecimentos específicos, e por mais desejo, boa vontade, esforço que seja feito, o patrimônio não passará pelo monitoramento da Auditoria. Em 99% dos casos existem erros e, no mínimo, 1/3 dos condomínios que passaram por Auditoria apresentaram fraudes. É possível concluir que o risco assumido pela não contratação da Auditoria é muito alto, mesmo para contas aprovadas em assembleias", completa.

Fiscalização ajuda no combate das fraudes

A falta de fiscalização e a ausência de controle rigoroso dos gastos condominial são elementos que podem propiciar o surgimento das fraudes. A participação ativa dos conselheiros é fundamental, principalmente quando existe desconfiança por parte dos condôminos. Estes, aliás, devem se atentar às movimentações nos balanços financeiros.

"Os condôminos devem ter acesso garantido às pastas de prestações de contas do condomínio. A maioria das administradoras disponibiliza toda documentação em portais para os condôminos. Mas é fundamental que todos tenham o hábito de acessar as prestações e, sempre que houver dúvidas, formalizar questionamentos para que a administração preste esclarecimentos. Quando há participação intensa dos condôminos o ambiente de controle é muito mais efetivo", explica o auditor Cláudio Ventura.

Por outro lado, Michele Lordêlo entende que a fiscalização deve ser realizada por um auditor fiscal, mas concorda que a participação ativa do Conselho Fiscal e dos moradores é essencial, pois são eles que aprovam ou reprovam as contas. Ou seja, inicialmente cabe a eles observarem elementos que indiquem possíveis ações de fraudes.

"Ao conselho cabe dar um parecer sobre a aprovação ou reprovação das contas e aos condôminos o papel de acompanhamento e não de fiscalização. Fiscalizar advém de agentes públicos que representam as secretarias de fazenda, por exemplo, como o auditor fiscal. Este, porém, não deve ser confundido com o Auditor Externo Contábil Condominial", detalha Lordêlo.

Conheça os principais modelos de auditorias

Seja para prevenir ou investigar, as auditorias são aliadas do condomínio. O modelo preventivo é usado, como o próprio nome sugere, para evitar que fraudes aconteçam dentro da administração. Nesse caso, o objetivo é encontrar possíveis erros contábeis através da análise das pastas de prestação de contas e dos orçamentos.

Michele Lordêlo recomenda que seja incluída na previsão orçamentária do condomínio a Auditoria Preventiva Mensal. Para ela, a ação demonstra um modelo de gestão correta, assim como ocorre com a contratação de Assessoria Jurídica, da Assessoria da Engenharia Diagnóstica e do Técnico de Saúde e Segurança do Trabalho.

"Quando não houver essa ação de inclusão na previsão orçamentária, o condomínio contratará a Auditoria Revisional (por período específico), lembrando que esta última trabalhará com o que já passou há meses e anos, diferentemente da Auditoria Preventiva Mensal, que efetua constatações e recomendações de um mês para o outro", avalia.

Lordêlo também indica a necessidade da realização de auditoria a cada troca de gestão. Isso resguarda, através de demonstrativos e relatórios, a nova administração de problemas futuros.

"A auditoria é vista como essencial em cada troca de gestão do síndico e da contabilidade ou administradora de condomínio para evitar, inclusive, fraudes em saldos nas contas correntes e aplicações financeiras. O condomínio, o síndico, o gestor e o coletivo precisam tomar a decisão de que tipo de proteção será dada à prestação de contas", completa a auditora.

Outros tipos de auditorias são úteis para a prevenção ou identificação de possíveis fraudes nos condomínios. A Auditoria de Prestação de Contas, por exemplo, analisa se existem incoerências nos balanços financeiros. A Auditoria Trabalhista ou Previdenciária está relacionada à falta de pagamentos de impostos que o trabalhador tem por direito, como INSS e FGTS. Nesses casos também se encaixa o desvio de função.

O não pagamento das taxas condominiais pode ser conferido por meio da Auditoria de Inadimplência. Através dela, o síndico consegue entender de maneira mais fiel qual a necessidade do condomínio para evitar problemas de ordem financeira e que possam, no futuro, dar margem de dúvida de que isso tenha sido fruto de fraude. Já os pagamentos informais, aqueles sem emissão de nota fiscal, são alvos da Auditoria Fiscal ou Tributária.

"Normalmente os condomínios procuram uma auditoria com duas motivações diferentes. A primeira, como uma prática de compliance. Essa é a melhor prática, contratar a auditoria como um instrumento preventivo e uma forma de revisar a qualidade da gestão durante um período encerrado. A segunda é quando há suspeita de irregularidade ou constatação de que houve algum prejuízo. Nesses casos, a auditoria tem como objetivo suportar eventuais processos judiciais. Esse é o pior cenário, porque o problema já existe e a recuperação é mais difícil", aponta o auditor Cláudio Ventura.

Saiba as fraudes mais comuns e como evitá-las

Conhecer as fraudes que podem ocorrer em uma gestão condominial é, também, um meio eficaz para saber como lidar com elas e, principalmente, evitá-las. Com mais de 35 anos de sindicatura e prestando consultoria especializada aos condomínios, Inaldo Dantas fala com propriedade sobre os casos mais corriqueiros que tem identificado.

"O sobrepreço é, disparado, o primeiro lugar entre as fraudes mais comuns. Depois, posso destacar as compras em dobro ou em duplicidade, bem como comissões aos síndicos e administradoras e, não tão raro, omissão na receita, que nada mais é que o pagamento das taxas de condomínio feito em carteira e esses recursos não são depositados nas contas dos condomínios", afirma Inaldo Dantas.

Um dos mecanismos para evitar notas fiscais com valor maior do que o realmente gasto é a verificação do Conselho Fiscal, que deve observar sempre se há, pelo menos, três orçamentos de empresas diferentes. No caso de pagamento em duplicidade, o indicado é exigir sempre notas fiscais originais e conferir o número de cada uma delas, enquanto os desvios de fundo de reserva ou taxas condominiais devem ser averiguados por meio da análise de extrato bancário mensal. Ou seja, é preciso estar atento e monitorar.

"Mesmo não tendo obrigatoriedade de escrituração contábil em condomínios, o básico dos controles precisa ser implementado, dessa forma os desvios podem começar nos orçamentos, classificações erradas, ausência de identificações de pagamentos nos extratos bancários, dentre outros. Tudo com base no monitoramento constante", destaca a auditora Michele Lordêlo.

Ter um Conselho Fiscal proativo faz toda a diferença no momento de evitar fraudes. O auditor Cláudio Ventura trata como essencial a atuação alinhada entre conselheiros e síndicos, uma vez que, no caso de algo comprovadamente ilegal, o síndico pode responder civil e criminalmente pelos atos cometidos na gestão.

"Para prevenir situações como essas é muito importante a divisão de funções entre quem aprova o gasto previamente, quem atesta o fornecimento, quem prepara o pagamento bancário e quem faz a liberação final no sistema do banco. Daí também a importância de um Conselho Fiscal proativo e diligente, fazendo um acompanhamento constante e não apenas na época da aprovação das contas", finaliza Ventura.

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