Protocolos de limpeza e de segurança, fechamento de áreas comuns, atenção constante aos decretos municipais, estaduais e da Vigilância Sanitária para conter a pandemia

As normas mudam muito rapidamente, e ainda continuam a pautar a rotina dos condomínios. É muita informação que precisa ser absorvida e repassada pelos síndicos e seguida à risca. Em meio a esse cenário as administradoras tiveram mais que papel de destaque. A circunstância foi também oportunidade para que as empresas do segmento dessem um passo adiante na modernidade. 

Foi papel das administradoras dar suporte aos gestores dos condomínios. Precisavam – e ainda precisam – traduzir as normativas de acordo com a particularidade de cada edifício, seja com ações na área sanitária ou prestação de informações para gerir conflitos de convivência, que se multiplicaram de março para cá. A orientação foi e ainda é o produto mais procurado em administradoras.

“Tivemos procura inclusive de condomínios geridos por outras administradoras, queriam confrontar ou checar as informações que recebiam e saber como proceder. Existia e continua a existir muita troca de informação até porque cada condomínio tem sua particularidade e muitas pessoas ficaram confusas. O trabalho de orientação é muito importante. Dentro da nossa carteira de clientes praticamente não tivemos problemas de cumprimento de normas e fechamento de áreas coletivas. Os condôminos se conscientizaram quanto ao risco e não temos reclamações”, descreve Rosilene Roiek, administradora em Balneário Camboriú.

Mais do que isso, as administradoras fizeram da dificuldade uma oportunidade. A implementação e a popularização de serviços online impulsionaram a modernização do seguimento. Para manter o distanciamento social, o atendimento por meio de plataformas digitais ganhou força. Canais de comunicação foram mais utilizados, assim como os sistemas de gestão das próprias administradoras, desde o lançamento de boletos das taxas condominiais até as assembleias virtuais. As empresas que estavam preparadas para essas demandas passaram os últimos meses sem percalços e ainda otimizaram serviços.

“Para nós, a assembleia virtual não foi surpresa porque já há alguns anos temos condomínios que tinham essa necessidade pelo fato dos proprietários morarem fora. As assembleias ordinárias, necessárias no primeiro trimestre, havíamos feito antes da pandemia e as próximas já serão virtuais. Já fazíamos muitos atendimentos por WhatsApp, telefone e pela nossa plataforma. Diminuímos algumas formas de contato pessoal neste momento, mas já era uma tendência, afinal as pessoas, de maneira geral, têm menos tempo e possuem o hábito de resolver online, que ganhou mais força com esta situação”, contextualiza Rosilene.

Administradoras que atuam em Balneário Camboriú e outros municípios da região têm a necessidade de prestar serviços online por conta dos moradores sazonais ou porque muitos conselheiros do condomínio não moram na cidade.

100% digital

Especificamente em Balneário Camboriú são 138 mil habitantes, segundo dados do IBGE em 2018, e cerca de 4 milhões de pessoas no município durante o verão. Dado que justifica a impulsão ao atendimento de administradoras de condomínios totalmente online, que ganham mais espaço no Brasil. Com aplicação de tecnologia, ferramentas capazes de prover agilidade e segurança e serviços 100% remotos, a pandemia acelerou a aceitação.

O modelo tradicional gira em torno do papel, que precisa ser enviado para administradora e sob risco de extravios, assim como os boletos da taxa condominial encaminhados aos condomínios. Nas administradoras online todo esse trâmite é feito por uma plataforma própria, que armazena e ordena faturas e documentos. Basta o síndico acessar a plataforma para visualizar e fazer a validação ou autorizar pagamentos.

“Vai além de utilizar uma plataforma da administradora. Esse processo veio para quebrar paradigmas. A plataforma ‘conversa’ com os bancos também, então não há uma pessoa lançando valores. Ou seja, o risco de fraude é minimizado e há maior agilidade por conta da transmissão de dados”, explica Martinha Silva, síndica profissional e proprietária de uma administradora de condomínios 100% digital em Itajaí.

A virtualização das assembleias contribuiu para que esse modelo de administração ganhasse força. “Vieram para ficar. Era uma tendência que a pandemia antecipou. Já está comprovado que dessa forma inclusive o quórum é maior e atende exigências de cartórios na parte legal. A comprovação de participação fica melhor e atende todos os requisitos legais”, completa Martinha.

Essas facilidades foram determinantes para que Ricardo Luiz Mazzetto Moroso, gestor de um condomínio em Itajaí, transferisse os serviços de uma administradora dita tradicional para uma toda online. A princípio, o síndico buscava menor tempo de resposta, mas hoje enxerga outros benefícios. “Posso fazer as autorizações pelo celular. O sistema capta notas e vejo no aplicativo. Há segurança porque a tecnologia minimiza erros como a digitação de um número errado, por exemplo. Antes precisava imprimir notas, fazer autorizações e protocolo de entrada e recebimento, necessitava de motoboy, usava malote e só depois que o aplicativo era abastecido. Hoje tudo isso ocorre de forma quase automática e a economia com papelada já vale bastante a pena. A agilidade é outro benefício”, avalia o síndico.

Cada vez mais online

Prestar atendimento e serviços online dá mais dinâmica para as administradoras, principalmente as que apostam em plataformas nesse sentido e conseguem fazer com que condôminos utilizem todas as possibilidades que as ferramentas apresentam. Com tecnologia avançada, a nossa administradora praticamente não teve problemas com a pandemia que dirigiu os condôminos a utilizar mais os canais digitais da empresa.

“Já trabalhávamos com vários condomínios 100% online antes da pandemia, o que facilitou bastante. Não tivemos de mudar o procedimento, inclusive porque as pessoas têm consciência do uso do papel, do atraso de Correios e também o costume de utilizar serviços online. Tivemos apenas casos pontuais com condôminos sem acesso ou os de idade mais avançada, que têm dificuldade em mexer com tecnologia. Para estes, principalmente em março e abril, foi mais trabalhoso para encontramos uma forma com que pudessem receber o que precisavam de maneira eficiente”, conta Rosilene Roiek.

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