Assim que receber um mandado de citação para responder a uma ação judicial ou procedimento administrativo, deve o síndico, imediatamente (no mesmo dia) providenciar a convocação de uma assembleia para que decidam a respeito do assunto. Ainda que a Convenção do Condomínio estabeleça um prazo mínimo de observância entre a convocação e a realização da assembleia, deve preponderar o imediato, tendo em vista a urgência da situação e a existência de prazo para a resposta.
Assim, não deve o síndico, como primeira atitude após o recebimento de um mandado de citação, promover a contratação de advogado para ingressar com uma defesa em favor do condomínio, pois pode ser do interesse do condomínio a realização de um acordo extrajudicial sem os custos de um advogado ou mesmo não responder a ação. O Tribunal de Justiça de Santa Catarina declarou inexistente um recurso interposto por advogado do condomínio que atuara com procuração apenas do síndico, sem que houvesse aprovação pela assembleia:
PROCESSO CIVIL. CONDOMÍNIO. PROCURAÇÃO OUTORGADA APENAS PELO SÍNDICO, SEM COMUNICAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL À ASSEMBLEIA NEM SUA AUTORIZAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DO ADVOGADO. INEXISTÊNCIA. INTELIGÊNCIA DO ARTIGO 1348, INCISO III, DO CÓDIGO CIVIL E ARTIGO 12, INCISO IX, DO CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL. NÃO INCIDÊNCIA DO ARTIGO 13 DO CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL NA FASE RECURSAL. O síndico deve convocar assembleia extraordinária urgente e imediatamente para dar conhecimento acerca de procedimento judicial instaurado contra o condomínio. Os moradores é que decidirão o que fazer em relação à ação, se solucionar amigável e administrativamente o assunto, reconhecer e resolver o inconformismo do morador ou, então, litigar em juízo, aí sim, autorizando a contratação de advogado pelo síndico (TJSC, Apel. Civ. 2006.012769-6).