Gosto de pensar na figura do síndico como sendo um maestro, muitas outras vezes já usei essa analogia

Maestria, para mim, é a virtude do comando. E não existe comando sem habilidade de comunicação. O síndico, assim como o maestro, tem que saber reger. Sendo assim, a sindicatura poderia ser chamada de regência. Porém, os movimentos habilidosos de uma batuta, que para os leigos podem parecer aleatórios e até semelhantes a um frenético espantar de moscas, nada mais são que uma comunicação eficiente e assertiva do comandante aos comandados.

Para uma comunicação assertiva na sindicatura eu recomendo a já consolidada metodologia 5w2h, que consiste em responder 7 perguntas para estabelecer critérios e um plano de ação. É certo que essa metodologia atende as necessidades de planejamento que vão muito além da comunicação, mas é inegável que uma comunicação com esses critérios é impecavelmente assertiva. Seu nome tem origem nas perguntas em inglês: what (o que), why (por que), who (quem), where (onde), when (quando), how (como), how much (quanto).

E para você caro colega, se aquilo que aqui escrevo realmente faz algum sentido no exercício da sindicatura, gostaria de recomendar uma alteração na ordem das perguntas. Influenciado pelo autor Simon Sinek, que escreveu o best seller “Comece Pelo Porquê”, gosto de iniciar o rol de 7 perguntas pelo "por que", buscando trazer um caráter humanizado para minha comunicação.

O silêncio também comunica. Muitas vezes é sábio ficar calado se não sabemos o que falar. Mas se estamos buscando nos comunicar com a massa condominial com o objetivo claro de um excelente resultado. Experimente utilizar essa estrutura;

Por que? - Qual a necessidade desta comunicação? É possível mensurar a importância e o propósito de sua existência, como também as consequências de sua ausência? É melhor falar, ou ficar calado? Comunicar é obrigação e calar-se é negligência?

O que? - Existem muitas possibilidades de mensagens, mas qual tipo dela atenderá o objetivo? O que será comunicado, um alerta, uma instrução, uma ideia, um argumento, um questionamento, uma resposta, uma ordem, um dado, um fato, uma meta etc?

Quem? - Quem são os receptores da mensagem? É um indivíduo, ou uma coletividade? Ou quem sabe eu quero comunicar para a coletividade, mas atingir o íntimo de cada um de forma individual!

Onde? - Qual, ou quais os meios que eu utilizarei para emitir minha mensagem? A oferta de possibilidades hoje transcende o mural e o display do elevador, porém para cada uma destas novas possibilidades existe um modo diferente de comunicar. Já pensou na possibilidade de usar o audiovisual?

Quando? - Não podemos negligenciar a temporalidade do que é comunicado. É preciso considerar a importância, urgência e validade da informação transmitida.

Como? - Existem tantas formas de comunicar que muitas vezes estamos fazendo isso e nem percebemos. É preciso avaliar e desenvolver nossas habilidades verbais, não verbais, escritas, sonoras, visuais, táteis e gestuais para sabermos tirar proveito delas. E quanto à forma é importante saber que uma mensagem bem estruturada leva em consideração a atenção, o interesse, o desejo e como resultado a ação.

Quanto? - Além dos recursos empreendidos para esse objetivo, sejam eles financeiros, intelectuais e estruturais. É preciso também quantificar o bônus e ônus do sucesso ou fracasso da mensagem.

Espero que esse modelo possa ajudar, ou pelo menos te fazer refletir sobre a importância da habilidade de comunicação na sindicatura.

Rogério de Freitas é graduado em administração de Empresas, pós-graduado em Marketing e Gestão Empresarial e síndico profissional.