Além das funções básicas do Síndico elencadas no art. 1.348 do Código Civil e daquelas estipuladas internamente pelos condôminos, o Art. 1.350 ordena ao administrador que este convoque assembléia geral para prestação de contas um ano após a anterior. É daí que denota a expressão “assembléia ordinária”, que vem de ordem (lei, obrigação) e/ou de ordem (de forma periódica, ou seja, ordinariamente).

Como o próprio termo já nos traz, na assembléia de prestação de contas estarão em discussão os números apresentados nos balancetes contábeis. Trata-se de uma ciência exata, ou seja, cálculos, números. Logo, não há possibilidade de se trabalhar com estimativas, pois “um mais um é igual a dois”, e não “mais ou menos dois”.

Nestas contas o Síndico irá apresentar para a assembléia as receitas e despesas realizadas durante o último ano, sempre informando os números para cada item. Cada item deve ser analisado dentro dos seguintes critérios básicos, entre outros: 1) se efetivamente houve ou não a despesa; 2) se a despesa realizada está no preço de mercado; 3) se a despesa foi necessária; 4) se não necessária, se esta foi previamente aprovada; 5) se os valores cobrados dos condôminos estão corretos e, ainda; 6) se houve a baixa de alguma inadimplência sem o efetivo crédito ao condomínio. Tudo deve se resumir à números, onde a assembléia deve apontar quais itens não foram aprovados, o que gerará ao Síndico uma obrigação de pagar ao condomínio quantia certa (número). Evita-se à todo custo discussões relativas à procedimentos administrativos, que podem ser debatidos em momento oportuno.

Por último. é importante frisar que, uma vez aprovadas as contas pela assembléia – receitas e despesas -, não poderão estas ser alvo de novas discussões, nem sequer na justiça, salvo se anulada a deliberação por algum tipo de vício.