Análise do perfil dos moradores, quantidade de apartamentos, custo com cada um dos serviços e preocupação com a segurança são elementos necessários para escolher uma alternativa mais adequada

Encontrar um modelo de portaria muitas vezes se torna para os síndicos uma missão mais difícil do que parece. Remota ou presencial, cada uma tem características próprias, desde o controle de acesso de moradores e visitantes através de videomonitoramento até o serviço mais tradicional de atendimento ao público na figura do porteiro. Mas como saber qual delas é a melhor opção para o seu condomínio?

O primeiro passo é entender o funcionamento de cada formato de portaria. A remota é aquela que tem como principal característica o atendimento a distância por meio de uma central de segurança 24 horas. Nesse caso, a presença física de um funcionário no local se torna dispensável. A presencial tem o controle de entradas e saídas, seja de moradores ou visitantes, feitas por uma pessoa com tal atribuição. Essa pessoa ainda auxilia em outras demandas, como o recebimento de encomendas e correspondências.

"A automação está presente em todos os processos da atividade humana, do campo à cidade. Atividade bancária e da medicina são exemplos. A produtividade e o maior controle sobre indicadores de falhas se somam à redução de custos. Alterações em edifícios ocorreram com a utilização de interfones e porteiros eletrônicos, mas ainda predomina a presença dos porteiros. A segurança condominial aproveita a oportunidade para integrar o subsistema de controle de acesso de pedestres e veículos na busca de melhoria da confiabilidade na Gestão do Sistema Integrado de Segurança", detalha André de Pauli, que atua em São Paulo e é o primeiro consultor de segurança, independente de fornecedores de produtos e serviços, a escrever favoravelmente à modalidade remota.

Outros pontos são levados em consideração no ato da escolha, como análise do perfil dos moradores, a quantidade de torres, o valor do serviço e também a segurança. Um edifício predominantemente com mais pessoas idosas tende a se adaptar melhor à portaria presencial. No caso do condomínio ter poucos apartamentos, a portaria remota pode ser vantajosa por ter um custo menor.

O consultor aponta os pontos mais importantes que devem ser observados antes de implantar qualquer uma das opções de serviço de portaria remota ou presencial.

"O projeto de segurança deve ser elaborado por especialistas independente de fornecedores de produtos e serviços. Deve ser economicamente viável, tecnicamente exequível, eticamente sustentável e prontamente executável. Apresentar, previamente, indicadores de desempenho de manutenção, tais como: tempo médio entre falhas e tempo médio de restabelecimento à normalidade", aponta Pauli.

Segurança com responsabilidade

Doutor e mestre em Engenharia de Produção, MBA em Gestão da Segurança Empresarial e Especialista em Administração da Segurança Pública, Izaias Otacílio da Rosa, de Santa Catarina, explica que a sensação de liberdade que cada uma das opções de portaria disponibiliza aos condôminos conta bastante para saber qual método aplicar.

"Gosto de utilizar a referência de que qualidade de vida é o equilíbrio entre liberdade e segurança. Nesse sentido, quanto maior for o emprego de soluções de segurança, talvez, se tenha uma sensação de que a liberdade coletiva está sendo comprometida", diz Izaias, alertando ainda que muitas vezes o custo se sobrepõe à segurança no momento da escolha. "Contudo, quanto maior a facilidade em acessar o empreendimento, maior será a vulnerabilidade à concretização de eventos potencialmente negativos. Em nossas atividades encontramos situações onde a decisão foi motivada, exclusivamente, pela redução de custos condominiais, nesse caso, não se discute segurança. Em outros casos, a adoção de modelos remotos foi perfeitamente adequada".

Izaias destaca, ainda, a questão da responsabilidade sobre os acessos ou autorizações. No caso da portaria presencial, isso quase sempre recai sobre o porteiro ou a pessoa responsável para tal, enquanto que na opção remota muitas vezes cabe ao próprio morador ou a distância por meio da central 24 horas.

"O controle de acessos com emprego de recursos humanos, independentemente de recursos tecnológicos agregados, está consolidado na intervenção ou monitoramento do acesso por parte de um profissional no local. Por sua vez, o controle de acessos com emprego exclusivo de recursos tecnológico, transfere para o usuário a responsabilidade dos processos de identificação e para a liberação e registros de acessos. Sendo que, ainda, é possível o emprego integrado dessas soluções, onde um usuário possa ser atendido, mesmo que a distância, por um profissional para a consecução de seus objetivos".

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Síndicos detalham suas preferências

Responsável pelo Corte Residence, localizado na Agronômica, em Florianópolis, a síndica Daniela Igor fez a escolha pela portaria remota. De acordo com ela, as características do condomínio se encaixam na opção do monitoramento a distância por ter um público mais jovem e, por isso, adaptado às tecnologias atuais como controles de entrada e saída e envio de chaves virtuais para os convidados.

"Com sistema de portaria virtual é possível o envio de QR Code com limitador de horário de entrada e saída. Você também consegue saber quem entrou e quem saiu pela chave de acesso. Isso facilita muito o controle, porque as digitais e tags são todas cadastradas. Além de ter também a questão de câmeras, onde o acesso pode ser feito por qualquer morador em tempo real", destaca.

Daniela explica que há cinco anos os moradores decidiram pela portaria remota. Com apenas uma torre de 14 apartamentos e 27 moradores, a opção se tornou viável do ponto de vista da segurança.

"Considero a portaria virtual uma forma mais segura aos moradores. Se alguém arromba a porta, dispara o alarme e sabemos qual a porta foi aberta. Isso aconteceu no condomínio, e central acionou diretamente a Polícia", justifica Daniela.

O consultor André de Pauli reconhece que falhas através do uso da tecnologia tendem a ser menores e, assim, transmitem uma maior sensação de segurança aos moradores. Ele, porém, alerta que tanto na opção remota quanto na presencial é preciso uma contribuição dos condôminos para garantir o bem-estar comum.

"Recursos humanos atuam como fator psicológico e atendem a busca por serviços complementares de hospitalidade. Quanto à segurança, o fator humano tem representado ser o maior indicador do número de falhas para ameaça de acesso indevido e também fator de desculpa para a falta de contribuição dos usuários locais, culpabilizando os porteiros e encobrindo a própria responsabilidade", alerta Pauli.

Escolha dos moradores

Ainda no ponto de vista da segurança, a síndica Vera Paz, responsável pelo Belle Vie, que fica em Coqueiros, também em Florianópolis, aponta que ter alguém de maneira presencial para autorizar os acessos de visitantes e prestadores de serviços deixa os moradores mais confortáveis.

"Em um condomínio com muitas famílias, o uso da portaria presencial tem sido a melhor opção, já que as rotinas internas demandam a ação efetiva de pessoas, tanto para identificação, recebimento de encomendas quanto para administrar o grande volume de prestadores de serviços que circulam diariamente”, detalha Vera.

O condomínio da qual é síndica tem 31 mil m² de área construída, sendo seis torres com 26 apartamentos cada, ou seja, são 156 unidades e aproximadamente 500 moradores. Ela explica como é a rotina diária para garantir que todos os moradores estejam seguros com a opção escolhida.

"Os procedimentos são padronizados e todos os funcionários são informados. Os veículos usam uma identificação interna, mas precisam parar na portaria, baixar o vidro, estabelecer um contato visual com portaria. No caso dos visitantes e prestadores de serviços, cada um precisa se identificar e aguardar a autorização para acessar as dependências internas. Nesse ínterim, o porteiro deverá fazer um contato interno com o morador e receber autorização para liberar a pessoa", finaliza.

Custos

Há algumas diferenças de custo entre um serviço presencial e um remoto. Izaias Otacílio da Rosa aponta que a mão de obra humana tem valor final mais elevado em relação àquele que utiliza central de monitoramento a distância.

"Em média, os custos com o emprego de portarias remotas significam uma redução entre 30% a 60% dos custos em relação ao emprego de recursos humanos", diz ele, completando que tal fator pode ser determinante para a escolha de qual modelo de portaria aplicar. "Para empreendimentos localizados em ambientes pouco impactados pela violência urbana e com foco na redução de custos condominiais, podem sim influenciar processos decisórios".

Em um condomínio com poucos apartamentos, ter um custo operacional menor é essencial para a redução dos valores da taxa condominial. E foi isso, também, que levou a síndica Daniela Igor a optar pela portaria remota no Corte Residence.

"Temos poucos apartamentos e se aqui a opção fosse pela portaria presencial o valor final seria mais que o dobro. No nosso caso a portaria virtual é 60% mais barata. Além disso, um condomínio com valores elevados de taxas se tornam menos atrativos no ato de venda ou locações", afirma.

André de Pauli também concorda que aplicação de portaria remota tende a reduzir os gastos do condomínio. O consultor relata que isso se dá em razão de a empresa contratada para a execução do serviço ter, muitas vezes, até cinco clientes simultâneos.

Ele considera que a economia mensal do condomínio com portaria remota, analisando o mercado atual, pode chegar a 30% em média.

"Custos com pessoal em média corresponde a 60% do custo condominial. Logo, as reduções dos custos finais estariam próximas a 30% dos custos fixos do condomínio".

Sem entrar no mérito de valores, a síndica do Belle Vie, que utiliza a portaria presencial, concorda que a escolha por qual método aplicar passa muito pelo valor oferecido. Porém, Vera acredita que acima disso precisam estar as características do condomínio, como intensa movimentação e número de moradores.

"A questão do custo, pode afetar na escolha sim, mas a segurança pessoal e patrimonial é prioridade. A portaria presencial facilita o controle diário das pessoas que circulam, e as famílias se sentem seguras morando num espaço onde as crianças são facilmente identificadas pelos funcionários", completa Vera.

Cinco vantagens da portaria remota

• Autonomia dos moradores no acesso e saída

• Redução do custo de mão de obra e encargos

• Acionamento automático de alarmes e acesso às câmeras

• Aumento de segurança através da redução de falhas e da central 24h

• Armazenamento dos dados dos visitantes.

Cinco vantagens da portaria presencial

• Rapidez no atendimento aos visitantes e prestadores de serviços

• Facilita o recebimento de correspondências e encomendas

• Comodidade aos moradores

• Auxílio do porteiro em situações de necessidades (abrir porta etc.)

• Relacionamento mais próximo entre porteiro, síndico e moradores.

Serviços

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Matéria publicada originalmente em julho de 2021