Edifícios residenciais e comerciais que não seguirem as novas determinações estarão sujeitos a punições que vão desde uma advertência até o pagamento de multa

Em vigor há quase um ano, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei n. 13.709, está autorizada a aplicar punições para as empresas que não respeitarem as novas determinações. E essas sanções também valem para os condomínios, que da mesma forma se utilizam do armazenamento de dados como nomes, placas de carros, documentos e biometrias.

Com a novidade, a partir de agora eles passam a estar sujeitos a penalidades que vão desde uma advertência até o pagamento de multas, que podem chegar a R$ 50 milhões. Tudo para garantir que as pessoas tenham um maior controle sobre todo o processamento de seus dados. Dinâmica esta que vem para acentuar a transparência na coleta, armazenamento e compartilhamento de informações.

Por isso, edifícios corporativos e residenciais devem ficar atentos para as novas regras, sobretudo em relação aos dados que utilizam de condôminos e visitantes. Até mesmo porque podem ser responsabilizados pelo vazamento e mau uso dessas informações, além de estarem proibidos de qualquer atividade relacionada ao tratamento de dados.

Mas como isso acontece?

Segundo o advogado Marcelo Pasetti, que há quase 30 anos atua no mercado imobiliário de Porte Alegre (RS), a LGPD estabelece a obrigação de informação sobre o tratamento de dados pessoais ao titular do dado, independente se morador ou visitante. Dessa forma, todos devem ter o conhecimento de como as suas informações serão coletadas e tratadas pelo condomínio. O mesmo vale em relação ao tratamento de dados pessoais de turistas internacionais. “Basta que tal operação tenha sido realizada no território nacional cujo titular nele se encontre no momento da coleta”, pontua o especialista.

Na capital gaúcha ele já atuou na adequação das novas regras em condomínios e diz que não há uma ‘receita de bolo’. “É preciso entender a cultura organizacional, a maturidade sobre o assunto e as rotinas do condomínio, para assim desenvolver um diagnóstico de risco no tratamento de dados pessoais, suas lacunas e vulnerabilidades”, pontua Pasetti. Além disso, ele diz que será preciso constantemente treinar a equipe para conscientização dos envolvidos sobre prevenção de incidentes e regras em vigor.

Aliado a isso, ele destaca ainda a importância de se estabelecer uma política adequada para o uso de câmeras de segurança interna, que fatalmente irão trazer imagens de crianças e adolescentes. Isso demanda uma categoria especial no seu tratamento e requer o consentimento específico por pelo menos um dos pais ou responsável legal. “Daí a importância em informar a finalidade da utilização das câmeras. Da mesma forma, deve-se treinar o profissional que terá acesso e manipulará essas imagens, além de estabelecer quem poderá ter acesso ao material captado. Os síndicos devem assegurar que os condomínios estejam em condições de demonstrar conformidade com a lei, sob pena de sanções administrativas, pagamento de indenizações onerosas e de colocarem em risco as suas reputações”, alerta o advogado.

Nos condomínios administrados pela síndica profissional Martinha Silva, na Praia Brava, em Itajaí, o processo de adequação foi algo natural, pois os empreendimentos já mantinham uma política de resguardar os condôminos, assegurando sigilo sobre suas informações pessoais, rotinas e preferências. Com mais de 250 unidades sob sua supervisão só no complexo Brava Beach Internacional, ela diz que entre os reflexos da lei estão um maior rigor nos cuidados e que investiu no treinamento dos funcionários. Fora isso, a síndica classifica como tranquila a adaptação, que contou com a ajuda de parceiros.

“Como já utilizava uma plataforma digital para realizar a administração financeira e contábil do condomínio, tive todo apoio por parte da própria plataforma. Eles adequaram os processos de recursos humanos, contratos e principalmente no que diz respeito à manipulação de dados pessoais dos condôminos, na geração de boletos, controles de acesso etc. Meu envolvimento efetivo foi mais na ponta, com a capacitação dos funcionários da segurança e elaboração de formulários para coleta de autorizações de registro de dados pessoais e de sigilo nas informações a que temos acesso”, explica Martinha.

Por onde começar?

Segundo Michele Reis Machado Schild, especialista de administradora de condomínios em Navegantes, com atuação em programas de adequação de empresas à LGPD, o primeiro passo é trabalhar com a conscientização dos responsáveis envolvidos em coletar e armazenar os dados no condomínio. Essas pessoas precisam entender o que é e a importância de cumprir com a LGPD. Depois, fazer um diagnóstico do condomínio, verificar quais dados são coletados, de que forma e qual a finalidade. Com o diagnóstico em mãos, é preciso analisar quais os riscos e traçar o plano de ação para a implementação do programa de adequação.

“Os condomínios que agirem de forma preventiva, no sentido de manter um comportamento adequado com o que a LGPD estabelece, certamente evitarão prejuízos”, avalia Michele. Entre os pontos mais vulneráveis nos condomínios para ela estão as informações que são coletados na portaria. Além disso também tem o relatório com dados a disposição de qualquer um, divulgação e compartilhamento de gravações de câmeras, e muitos contratos com empresas terceirizadas que não preveem clausulas de confidencialidade.

Ela destaca ainda que outra demanda que merece a atenção dos síndicos é a política de privacidade ao fechar um novo contrato, ou renegociar um antigo. “É fundamental que a empresa tenha uma política de privacidade de acordo com a nova lei, assim como regras de confidencialidade. Como conselho aos síndicos, não contrate uma empresa terceirizada que não esteja de acordo com a LGPD. É importante comprovar que o condomínio está adequado à lei para fins de fiscalização. Por isso, sempre documentar as ações tomadas, como por exemplo, apresentar certificados ou a lista de presença de treinamento em LGPD dos funcionários”, reforça Michele.

Outros pontos que merecem atenção

O advogado Gustavo Camacho, especialista em questões condominiais, lembra que portarias remotas e as imagens do circuito interno de câmeras também estão sujeitas à nova lei. Por isso, a importância de comunicar de maneira clara e pública aos visitantes e moradores como esses dados serão utilizados. Pode ser com avisos dispostos na portaria, elevadores e caixas de correio, ou ainda via aplicativos, sites e na convenção do condomínio.

Além disso, atentar para a escolha do local de instalação e posicionamento das câmeras, para que não ocorra um desvio de finalidade. O equipamento deve ser utilizado para proporcionar proteção e segurança à vida e ao patrimônio, sem ferir a privacidade dos titulares dos dados. Câmeras de vigilância que filmarem o interior dos apartamentos, por exemplo, ferem os princípios da LGPD, do Código Civil e da Constituição, quanto à privacidade e aos direitos dos titulares de dados (nesse caso, os moradores).

“Eventual vazamento dessas imagens, por meio físico ou digital, por ação de funcionários, síndicos, moradores ou terceiros causará danos aos titulares dos dados. E estes poderão buscar seus direitos na Justiça, tanto na esfera administrativa quanto na judicial”, destaca a advogado. Camacho lembra ainda que o grupo de WhatsApp também está sujeito às determinações da LGPD, mesmo que este não deva ser o principal canal de comunicação dentro do condomínio.

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