Sistemas virtuais especializados em organizar a rotina predial têm transformado a comunicação entre síndicos e moradores

Esqueça o bloco de anotações, a caderneta de reservas do salão, as atas ou as agendas telefônicas. Ter acesso a informações importantes como documentos do prédio, ou conferir e reservar espaços de uso coletivo agora tem outra dinâmica. O acesso é rápido, prático, independente. Basta um login, uma senha e o acesso a uma rede de internet que, em poucos cliques, está tudo disponível no computador ou no smartphone.

Sistemas, aplicativos e softwares de administração predial têm mudado a rotina da administração dos condomínios. Por meio deles é possível fazer convocações para assembleias, reservar o salão de festas, ativar e desativar travas de portas de acesso a áreas comuns, gerenciar impasses entre condôminos e dispor de documentos como planta baixa do prédio, relatórios financeiros da administração e atas das reuniões.

A tecnologia como aliada às rotinas administrativas tem se mostrado capaz de trazer mais agilidade, produtividade e mobilidade ao dia a dia de síndicos e moradores. É uma parceria que ganha cada vez mais adeptos em Santa Catarina.

Para a síndica de Balneário Camboriú, Marise Serrato, a acessibilidade a todas as informações e procedimentos do prédio é um dos principais benefícios que a adoção de sistemas gera aos condomínios. “Essa mobilidade é indiscutivelmente um grande diferencial. Temos o controle de toda a administração sem precisar estar lá. Da mesma forma, garante que, mesmo na minha ausência, os condôminos tenham acesso a informações administrativas”, observa.

Em tempo no qual corrupção e desvios são temas recorrentes, a síndica aponta que o uso do sistema é um grande aliado para garantir a transparência administrativa. “Descritivos de contas, custos com pessoal, logística, receita... Está tudo lá. O aplicativo nos permite expor a todos os condôminos os relatórios e informações orçamentárias. Isso é muito bom para nós, síndicos. A prestação de contas fica mais fácil e garante a credibilidade da gestão, ficando até mais fácil aprovar iniciativas nas assembleias”, comenta.

Adaptação

Leandro Heitor Becker é sindico profissional e diz que a adoção de um software administrativo teve boa aceitação entre os moradores dos condomínios. Entretanto, lembra que a adaptação digital passou por um processo de identificação de necessidades. “No início a comunicação era por carta, pelos correios, passou por alguns avanços tecnológicos como e-mail, blogs e até mesmo sites. Contudo, havia ainda uma lacuna entre condomínio e condôminos que era dar agilidade no processo de comunicação”, relembra Becker.

Após a instalação, ele destaca que os benefícios de aliar a tecnologia a uma boa administração são indiscutíveis. “A gestão passou a ser muito mais ágil, pois comunicados importantes que antes teriam de ser impressos e dispostos em mural ou até mesmo pelas paredes do condomínio e elevadores agora são publicados e vistos instantaneamente”, aponta.

Porém, ele afirma que para ter bons resultados também é preciso preparo e compromisso de todos os envolvidos no processo administrativo. “Detalhe importante a observar é o de que os softwares ou aplicativos não são tudo. O condomínio que buscar esse tipo de solução deve lembrar que o operador vai precisar de infraestrutura, como internet, por exemplo, e treinamento para o uso” observa.

Becker também reforça a importância de que, antes da contratação de um software, sejam feitas análises sobre a capacidade e a infraestrutura que serão necessárias para inserir o sistema ao dia a dia do prédio. “Às vezes, o condomínio vira ‘um escravo’ do computador. Vive para alimentar o sistema com informações. O prudente é perceber o quanto de informações é necessário registrar no sistema e o quanto de informação quem está no outro lado vai ter disponível. Análises prévias devem ser feitas sempre, para que sistemas ou aplicativos se tornem uma peça fundamental de apoio à administração e aos condôminos, e não mais uma dor de cabeça”, pondera.

Saiba mais:

• Os sistemas e aplicativos de gestão são oferecidos pelas empresas desenvolvedoras ou por empresas parcerias, das quais se faz necessária a contratação.

• Algumas empresas disponibilizam diferentes versões do sistema, gerando ao condomínio um custo mensal de manutenção e suporte do sistema. A mensalidade varia de acordo com o número de unidades no prédio e funcionalidades disponíveis pelo sistema.

• Dentre os recursos disponíveis estão as reservas das áreas comuns, disponibilização de documentos como atas, convocações para assembleias, contratos, manutenções preventivas, leituras de gás e água, visualização das câmeras, botão de pânico, entrada monitorada, abertura das portas e portões, tudo isso pelo aplicativo do condomínio.

• A orientação jurídica é a de que as convocações de assembleias e a disponibilização das atas somente através do sistema estejam descritos na Convenção do prédio. Do contrário, a legitimidade poderá ser contestada.

• O uso do sistema também deve estar descrito no regimento interno, de modo que todos os moradores estejam cientes e comprometidos com o uso do sistema.

SERVIÇOS:

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(Matéria originalmente publicada em 10/10/2017 e atualizada em 27/01/2020)